La Qualité et les TIC : Convergence sur le gestion documentaire ( Ged ).
La gestion documentaire (GED, ou Geide en français) est un atout fondamental pour la gestion de la qualité des PME.
La mise en place de procédures adaptées est dorénavant extrêmement simple à réaliser par les technologies d'aujourd'hui : Le logiciel de gestion documentaire qualité répond aux exigences :
En centralisant les documents essentiels à l’entreprise, et en les restituant de façon simple et compréhensible, immédiatement accessibles à l’ensemble des collaborateurs, tout en respectant les droits associés.
Raccourcir la pocédure de diffusion et permettre aux intervenants d'avoir accès aux bonnes informations sont les défis de la gestion documentaire et les défis de la gestion de la qualité.
Réduire les coûts de publication et de transmission des documents tout en augmentant la qualité ? Possible !
Les manuels qualité évoluent rapidement et sont encore trop souvent restitués aux collaborateurs sous forme papier, voir de classeur tout droit sorti d'un imprimeur. Pour autant, ces documents sont rapidement obsolètes et nécessitent des remaniements. Certains collaborateurs puisent des fiches dans les classeurs tout en oubliant de les restituer, passée leur intervention. Le document de référence devient alors rapidement « non conforme ».
La gestion documentaire ( GED ), associée au workflow devient le garant d'une bonne gestion du service qualité. Elle évite les dérives, et elle certifie que vos collaborateurs accèdent rapidement et facilement à la bonne version. Par ailleurs, la gestion documentaire est associée à une procédure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualité et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion :
Possibilité d'apposition de notes (critiques vis-à-vis du document, demandes de précision, idées correctives, ...)
Possibilité de joindre immédiatement son auteur par une messagerie interne.
Possibilité de gérer les variantes du document.
Possibilité de joindre une notice au document respectif.
Possibilité d'alerte mail.
Accessible avec votre navigateur internet préféré, de n'importe où...
La démarche qualité implique la maîtrise des documents, la gestion des versions et le traitement de l'historique. La Gestion Électronique de Document (GED) associée à la notion de travail collaboratif est l'outil idéal pour diffuser vos documents qualité et sécurité auprès de l'ensemble de vos collaborateurs.
